نه گفتن کار بسیار دشواری است، به خصوص اگر شخصی که درخواست را داده است رئیس شما باشد. حتی اگر تمام تلاش خود را برای انجام همه کارهایی که رئیس از شما می خواهد انجام دهید ، مواقعی وجود دارد که شما نمی توانید و مجبور به گفتن نه هستید. به دلایل خود فکر کنید و قبل از نزدیک شدن به رئیس خود تصویری واضح از آنچه می خواهید بگویید داشته باشید. به جای مستقیم “نه” گفتن ، ابتدا به دنبال گزینه های مثبت باشید.
به جای نه گفتن پاسخ مناسب تری آماده کنید.
1.لیستی از دلایل عدم تکمیل درخواست را بنویسید. اگر رئیس شما از شما خواسته است کارهای دیگری را انجام دهید یا کاری را انجام دهید که یا زمان آن را ندارید ، و یا فراتر از شرح شغل شماست ، نوشتن لیستی از دلایلی که مجبور به گفتن نه هستید می تواند مفید باشد. این لیست به شما کمک می کنند تا پاسخ بهتری به رییس خود دهید.
ممکن است دلایل ساده ای وجود داشته باشد که شما نمی توانید یک کار را انجام دهید ، مانند تعهدات مربوط به مراقبت از کودکان یا زمان تعطیلات رزرو شده.
اگر از قبل کار سنگینی دارید و دیگر نمی توانید این کار را انجام دهید ، باید در مورد چگونگی رد کردن آن فکر کنید.
2.اولویت های کاری خود را تحلیل کنید. اگر برنامه کاری شما مشکل است و این باور را دارید که می توانید کارهای اضافی را انجام دهید ، مدتی وقت بگذارید تا اولویت های خود را به طور کامل تجزیه و تحلیل کنید. وظیفه جدید را ارزیابی کنید که آیا می توانید کارهای موجود خود را تغییر دهید. فقط گفتن “من وقت ندارم” می تواند به طور بالقوه منجر شود كه رئیس شما از كارآیی شما سؤال كند ، بنابراین اگر زمان مسئله ای است که نیاز دارید نشان دهید كه می توانید وظایف را اولویت بندی کنید و به موقع آنها را تکمیل کنید.
لیستی از وظایف خود را تهیه کرده و آنها را با اولویت و مهلت سفارش دهید.
مشخص کنید که هر یک از آنها چه مدت طول می کشد ، و تعیین کنید که آیا فرصتی برای انجام کار جدید وجود دارد یا خیر.
یک سند شسته و رفته و واضح تهیه کنید که می توانید هنگام صحبت با رئیس خود از آن استفاده کنید.
3.خود را جای رییس خود بگذارید. قبل از اینکه به رئیس خود نزدیک شوید ، مهم است که وقت بگذارید تا خود را به جای او بگذارید و اولویت های شرکت را بفهمید. درک انگیزه های او به شما کمک می کند تا بهتر پاسخ خود را تدوین کنید.
اگر فقط بخاطر تعهد قبلی می خواهید جلسه‌ای را مجدداً تنظیم كنید ، در مورد چگونگی تأثیر این تغییر مجدد بر رئیس خود فکر كنید.
وقت گذاشتن برای قرار دادن خود به جای او به شما کمک می کند پیش بینی کنید که چگونه به شما پاسخ خواهد داد.
4.در نظر بگیرید از چه زبانی استفاده کنید. بسیار مهم است که از لحن و زبان مناسبی استفاده کنید تا بدون گفتن نه حرفی بزنید. به یاد داشته باشید که ضروری است که همیشه از زبان خنثی استفاده کنید و از شخصی سازی اوضاع خودداری کنید. این بدان معنی است که آن را در مورد شما یا رئیس خود یا رابطه ای که دارید ، خوب یا بد نکنید. همیشه به شرکت و نحوه رسیدن به بهترین نتیجه برای تجارت فکر کنید.
مثلاً چیزی بی طرف و عادلانه بگویید ، “اگر می خواستم این کار را انجام دهم ، دیگر وقت ندارم که گزارش اصلی این هفته را تمام کنم”.
از پاسخهای ذهنی و شخصی خودداری کنید. نگویید “من نمی توانم این کار را انجام دهم ، این برای من خیلی زیاد است”
به رئیس خود نزدیک شوید
- یک زمان مناسب برای رئیس خود پیدا کنید. قبل از اینکه به رئیس خود نزدیک شوید تا صحبت کند باید یک زمان مناسب برای او تعیین کنید. شما قطعاً نمی خواهید در لحظه ای استرس یا شلوغ با او صحبت کنید. احتمالاً ایده خوبی در مورد الگوهای کاری او خواهید داشت اما در صورت امکان برنامه زمانی وی را بر روی رایانه خود بررسی کنید. بسته به فرهنگ و شیوه های کاری در دفتر کار شما باید از او بپرسید که چقدر وقت صرف موضوعی که می خواهید بحث کنید می گذارد.
اگر وضعیت کار شما اجازه می دهد لحظه ای به تنهایی با رئیس خود صحبت کنید ، مکالمه را به صورت خصوصی انجام دهید.
فشارهای روز کاری و سبک کار خود را به خاطر داشته باشید. اگر او صبح کار است سعی کنید قبل از ناهار با او صحبت کنید.
اگر می دانید که او همیشه اولین کسی است که می رسد می توانید در اوایل یک روز صبح بیایید تا با او قبل از رسیدن دیگران صحبت کنید.
- وقتی با رئیس خود صحبت می کنید مهم است که به سرعت به نتیجه برسید. شما باید مطمئن شوید که دقیقاً آنچه را که منظور شماست به روشی روشن و مختصر بیان می کنید. بیش از حد به آن شاخه و برگ ندهید، زیرا رئیس شما فکر می کند که وقت خود را تلف می کنید .
به جای استفاده از کلمات منفی مانند “اما” ، سعی کنید از موارد مثبت تر استفاده کنید.
به عنوان مثال ، به جای گفتن “می دانم شما از من خواسته اید این گزارش را انجام دهم ، اما کارهای دیگری هم دارم” ، مانند “من ایده ای در مورد چگونگی سازماندهی مجدد بار کار در این پروژه دارم” را امتحان کنید.
- خودتان را معرفی کنید. کاملاً حیاتی است که استدلال خود را به طور واضح و مؤثر توضیح دهید. اگر نمی توانید یک استدلال محکم مطرح کنید ، رئیس شما احتمالاً نمی تواند درک کند که چرا نمی توانید کار را انجام دهید. به عنوان مثال ، اگر از شما خواسته شده است كه كاری را انجام دهید كه خارج از توضیحات شغل شما باشد ، باید این موضوع را روشن كنید و آماده شوید در صورت لزوم به توضیحات شغلی خود مراجعه كنید.به کارهایی که انجام می دهید مراجعه کنید و اولویت بگذارید.
خود را محکم و مستقیم توضیح دهید ، اما هرگز به روشی مقابله ای یا احساسی نپردازید
- آن را طولانی نکنید. اگر به سرعت می دانید که قادر به انجام یک کار خاص نیستید ، یا این برای شما مناسب نیست ، مدت طولانی صبر نکنید تا با رئیس خود صحبت کنید. اگر تا آخرین لحظه منتظر بمانید ، تقریباً غیرممکن است که مهلت محقق شود. این شما را به سمت رئیس خود سوق نخواهد داد.
